法人カードで経費精算するメリットは？領収書の必要性からデメリット・カードを選ぶ際の注意点まで解説法人カード解説シリーズ vol.2

法人カードを活用した経費精算は、経理業務の効率化と従業員の負担軽減を同時に実現できる効果的な手段です。上手に活用することで経費精算の手間を減らせる一方で、デメリットや注意点もあるため法人カードを選ぶ際は慎重に判断しなければなりません。

本記事では、法人カードで経費精算を行うメリット・デメリットから、領収書の取り扱い、最適なカード選びのポイントまで詳しく解説します。

法人カードを導入することで、経費精算業務に関わるさまざまな課題を解決できます。主なメリットは、以下の6つです。

それぞれのメリットについて、具体的な効果と導入による変化を詳しく見ていきましょう。

法人カードを使用することで、経費管理の手間が大幅に削減できます。従来の現金精算や立替精算では、領収書の収集や経費精算書の作成、承認プロセスなど多くの手作業が必要でした。

法人カードがあれば、会計システムとの連携は必要になるものの、すべての経費支出が電子データとして記録され、一元管理が可能になります。

また、特に複数の部署や拠点を持つ企業では、法人カードの導入で部署ごと・部門ごとの経費状況を確認も可能に。月次決算の早期化にも貢献し、経営判断に必要な財務情報を迅速に取得しやすくなるでしょう。

ほかにも、デジタル化された経費データは、過去の支出傾向の分析や、次年度の予算策定にも活用できます。経費管理の手間が軽減されるだけではなく、財務状況の管理や決算・予算立てにも役立つのです。

経費の不正請求や申請時のミスを削減できるのも、法人カードを導入するメリットです。法人カードの利用履歴は全て電子的に記録されるため、不正な経費申請や入力ミスを大幅に削減できます。

現金精算では、領収書の改ざんや水増し請求のリスクがある一方で、カード決済では利用日時や店舗名、金額が正確に記録されるため後から改変することができません。

私的利用と業務利用の区別も明確になり、コンプライアンス強化にもつながります。利用明細と領収書の突合が容易になることで、経理部門のチェック作業の効率化も期待できます。加えて、従業員側も、金額や日付の記入ミスによる差し戻しがなくなり、スムーズな精算処理が可能になるでしょう。

管理者側では、異常な支出パターンや規定外の利用を早期に発見でき、問題が大きくなる前に対処できるようにもなります。

多くの経費精算システムや会計ソフトは、法人カードとのデータ連携機能を提供しています。カード利用データを自動的に取り込むことで、手入力による転記作業が不要となり、業務の大幅な効率化が実現できるでしょう。経費申請から承認、仕訳作成まで、一連のプロセスの自動化が可能になるのです。

また、システム連携により、経費データの二次利用も容易になります。予実管理や部門別分析、プロジェクト別収支計算など、さまざまな角度から経費分析が可能となるため、経営の意思決定に必要な情報を迅速に提供できるようになります。また、APIを活用した連携により、リアルタイムでのデータ同期も実現でき、常に最新の情報を基に業務を進めることも可能。

電子帳簿保存法への対応も、システム連携により効率的に行えます。カード利用明細と領収書画像を紐付けて保存することで、法的要件を満たしながらペーパーレス化の推進できる他、将来的にはAI活用による自動仕訳や異常検知など更なる高度化も期待できます。

出張や外出時の経費支払いにおいて、現金の仮払い処理が不要になることは、経理部門と従業員双方にとって大きなメリットです。従来は、出張前に仮払金を準備し、帰社後に精算処理を行う必要がありました。しかし、法人カードがあれば、その場で決済が完了するため現金による仮払いが不要になるのです。

法人カードを導入することで、小口現金の管理にかかる手間とリスクも削減できます。現金の補充や金種の準備、日々の残高確認など、経理部門の負担となっていた業務を軽減できるためです。さらに紛失や盗難のリスクもなくなり、セキュリティ面でも大きな改善が見込めるでしょう。

同時に、急な出張や予定外の支出にも柔軟に対応できるようになるため、業務のスピード感が向上します。特に海外出張では、現地通貨への両替が不要となり、為替手数料の削減にもつながります。現金の管理の手間を削減したいのであれば、法人カードの導入は一考の余地があるでしょう。

従業員による経費の立替払いを解消できるのも、メリットのひとつです。一時的とはいえ、立替は個人の経済的負担となりがちです。特に大きな額の出張費や経費の支払いが発生すると、立替による一時的な出費も重たい負担に感じる社員も出てくるかもしれません。そのため、法人カードを配布することで、業務上必要な支出を会社が直接負担する形となり、社員の経済的な負担を解消できるのです。

これにより、高額な出張費用や接待費用を個人で立替する必要がなくなり、従業員の資金繰りを改善できます。新入社員や若手社員などの大きな経費の立替が難しい場合には、特に役立つ存在になるでしょう。

また、立替精算の遅延による従業員の不満も解消され、組織全体のモチベーション向上につながる場合も。経費精算のために領収書を保管して申請書を作成する手間も省け、本来の業務に集中できる環境が整えば、よりコア業務に集中できるようになるでしょう。

会社の資金繰りがしやすくなるのも、法人カード導入のメリットです。法人カードの支払いは、利用から実際の引き落としまで1〜2か月程度の猶予期間があるため、手元資金を温存しながら必要な支出を行えるようになります。これにより、資金繰りに余裕が生まれやすくなるのです。

また、支払いタイミングを計画的にコントロールできることで、売上入金とのバランスを取りやすくなる側面もあります。特に季節変動が大きい業種やプロジェクト型のビジネスでは、資金繰りの安定化は経営の重要課題です。引き落とし日などカードの都合に左右されるものの、法人カードはその解決策となり得るのです。

急な支出にも対応できるだけではなく、利用限度額の範囲内であれば銀行融資のように審査なしに資金を活用できるのもメリットと言えます。法人カードの計画的な資金管理により、無駄な借入コストの削減にもつながるでしょう。

法人カードには多くのメリットがある一方で、導入前に理解しておくべきデメリットも存在します。具体的なデメリットは、次の3つです。

事前に対策を講じることで回避できる課題でもあります。それぞれ詳しく解説します。

法人カードの利用データが明細に反映されるまでには、通常2〜3営業日程度のタイムラグが発生します。また、店舗側の処理やカード会社のシステム処理により、リアルタイムでの反映が困難なケースが発生する恐れもあります。即座に経費状況を把握したい企業にとっては、このタイムラグが課題となる可能性があるため覚えておきましょう。

特に、月末や決算期において、締め日をまたぐ利用分の処理には注意が必要です。利用日と計上日のズレにより、予算管理や月次決算に影響が出る場合があるためです。厳密な予算管理を行っている企業では、このタイムラグを考慮した運用ルールの策定をしましょう。

なお、海外での利用やオフライン環境での決済では、さらに反映が遅れる場合があります。為替レートの確定や通信環境の影響により、数日から1週間程度かかることもあるため、余裕を持った経費管理が求められます。

法人カード決済と現金精算を併用している場合、同じ経費を二重に計上してしまうリスクがあります。特に法人カードへの移行期には、二重計上のリスクが高くなりがちです。

二重計上を防ぐためには、明確な運用ルールの設定と、チェック体制の確立が不可欠になります。例えば、カード決済した場合は領収書に「カード決済済み」の印を押すなど、視覚的に区別できるように工夫しましょう。

なお、最新の経費精算システムを導入することで、二重計上のリスクを大幅に軽減できる可能性があります。システムによってはカード明細データと領収書データを自動的に突合して重複申請を検知する機能が搭載されているため、二重計上を回避できます。また、AIを活用した異常検知機能により、人的ミスを防ぎながら効率的な経費管理が可能なシステムもあります。

多くの法人カードでは年会費が設定されているため、これまでかからなかった維持費が発生します。カード枚数に応じて費用が増加する場合があるため、発行する枚数には必要しましょう。

ただし、近年では年会費無料でも十分な機能を備えた法人カードも増えています。また、利用金額に応じて年会費が無料になるカードや、初年度無料のカードなども増えているため、企業のニーズや予算に合わせた選択が可能です。

なお、年会費が発生する場合でも、その費用は全額経費として計上できるため、実質的な負担は軽減されます。ポイント還元やキャッシュバック、付帯サービスなど、年会費以上の価値を得られるケースも多くあります。これらを総合して、どの法人カードを持つか検討するようにしましょう。

法人カードそのものについて詳しく知りたい人は、以下の記事も参考にしてください。

法人カードを使って決済するときは、基本的には領収書がなくても問題ありません。クレジットカードの利用明細があれば、領収書の代わりとして利用できるため、仮にレシートをなくしてしまっても経費計上は可能です。

法人カードで経費精算する際に必要となる書類は「クレジット売上票」です。これは、カード決済時に発行される控えで、利用日時や店舗名、金額などが記載されています。税務上は、このクレジット売上票とカード会社から発行される利用明細書を合わせて保管することで、適切な証憑書類として認められるのです。

ただし、インボイス制度への対応や購入品目の詳細確認のためには、領収書も併せて保管することが推奨されます。特に高額な支出や、業務との関連性を明確にする必要がある場合は、領収書があることで説明責任を果たしやすくなるでしょう。

あくまでも領収書がない場合の代替手段であるため、原則領収書やレシートは必ず保管しておいてください。

税務調査の対象になった場合、領収書がないことで説明に困る場合があります。証憑となるクレジット売上票には、品物やサービスの内容までは詳しく記載されていないことが多く、本当に事業に必要な支出であったのか判断が難しいケースがあるためです。

例えば、飲食店での支出が接待交際費なのか会議費なのか、購入した物品が業務用なのか私的利用なのかがクレジット売上票だけでは判別できません。この時、税務調査官から詳細な説明を求められた際に、領収書があれば具体的な内容を示すことができ、適切な経費であることを証明しやすくなります。

そのため、税務リスクを最小限に抑えるためには、可能な限り領収書も取得して保管しておくことが望ましいでしょう。特に金額が大きい取引や、経費の性質が不明確になりやすい支出については、領収書と併せて利用目的を記録しておくことで、将来的なトラブルを回避できます。

経費精算を効率化するための法人カード選びでは、単に年会費やポイント還元率だけでなく、以下の観点でも選びましょう。

上記5つの重要なポイントについて詳しく解説します。

不正利用を防ぐセキュリティ機能は、法人カード選びにおいて最も重要な要素のひとつです。充実したセキュリティ機能を持つカードを選ぶことで、無用なトラブルを回避できるでしょう。クレジットカードにもよりますが、主な不正利用防止機能としては、以下のようなものがあります。

これらの機能の有無により、企業のリスクレベルが大きく変わります。特に従業員数が多い企業や、出張・外出が頻繁な業種では、充実したセキュリティ機能を持つカードを選び、管理負担を軽減しながら安全な運用を目指すと良いかもしれません。

法人カードでは、従業員の役職や業務内容に応じてカードごとに利用限度額を個別設定できる機能は、適切な経費管理に不可欠です。例えば、営業部門には月額50万円、管理部門には月額10万円というように、必要に応じた限度額設定ができます。これにより、過度な支出を防ぐことができるのです。

個別設定が可能なカードでは、日次・月次・年次など、複数の期間で限度額を設定できるものもあります。また、プロジェクト単位での限度額設定や、特定期間のみ限度額を引き上げる機能があれば、より細やかな管理ができるようになるでしょう。

限度額に達した際の通知機能や、事前承認による一時的な限度額引き上げ機能も重要です。業務に支障をきたさないよう、柔軟な運用ができるカードを選んでください。

スマートフォンアプリで、経費申請から承認まで完結できる機能が付随している法人カードもあります。外出先や移動中でも経費処理ができるため、業務の迅速化と効率化が実現します。アプリ機能により、以下のような機能が利用可能です。

承認者も、詳細な利用内容を確認しながらワンタップで承認処理を行えるため、決裁の遅延を防げます。

オフライン環境でも一時保存ができ、通信環境が整った時点で自動送信される機能があれば、どこでも確実に経費処理を行えるのです。マルチデバイス対応により、PCとスマートフォンをシームレスに使い分けることも可能となり、働き方改革にも貢献します。

ただし、アプリを使用する端末に関しては厳重な管理が必要です。端末の紛失やセキュリティについては、会社側で制限や環境の整備をしましょう。

カード利用明細と領収書を効率的に突合できる機能があれば、経理業務の大幅な効率化につながります。OCR技術による領収書の自動読み取りや、AIを活用した自動マッチング機能により、手作業での照合作業から解放されるでしょう。

また、領収書の電子保存機能と連携することで、ペーパーレス化も推進可能です。あわせて、タイムスタンプ付与により電子帳簿保存法にも対応していれば、原本の破棄が可能になり、保管スペースの削減にもつながります。

領収書の添付漏れを自動検知し、アラートを送信する機能があれば、月末の確認作業も軽減されます。複数の領収書を一括でアップロードできる機能や、過去の領収書を簡単に検索できる機能も、業務効率化に大きく貢献するでしょう。突合業務の負担がなくなれば、その他のことに時間を割くことができます。

既存の会計ソフトや経費精算システムとの連携は、導入効果を最大化するために重要な要素です。API連携により、カード利用データが自動的に会計システムに取り込まれて仕訳作成まで自動化できれば、経理業務の負担は大幅に軽減されるでしょう。

法人カードの契約前には、主要な会計ソフトとの連携実績を確認し、自社で使用しているシステムに対応しているかを事前に確認することが重要です。連携方法も、リアルタイム連携やバッチ連携、CSV出力などの複数の選択肢があるといいかもしれません。

また、データ連携時のエラー処理や、例外処理への対応力も重要な評価ポイントです。サポート体制が充実しており、導入時の設定支援や運用開始後のトラブル対応が迅速に行えるカード会社を選ぶことで、スムーズな導入と安定した運用が実現できます。

LayerX Bakurakuビジネスカードは、経費精算の効率化と管理強化を実現する、次世代型の法人カードサービスです。年会費無料でありながら、充実した機能とサービスを提供し、中小企業から大企業まで幅広いニーズに対応します。

LayerX Bakurakuビジネスカードの特徴として、まず年会費が永年無料である点が挙げられます。バーチャルカードは何枚でも無料で発行でき、必要な従業員全員に配布することが可能です。そのほかにも、以下の特徴があります。

最新技術を活用した機能も充実しています。多くの企業に適した1枚であるため、必要な機能を有しているのであれば発行を検討しても良いでしょう。

LayerX Bakurakuビジネスカードの発行は、以下の3つのステップで完了します。

申し込みから利用開始まで、最短即日で完了します。これにより、すぐに経費精算の効率化を開始できます。

オンラインで全ての手続きが完結するため、忙しい経営者や経理担当者でも、簡単に導入を進めることが可能。できるだけ早く法人カードを所有したい場合や、利用限度額を個別に設定したい場合におすすめです。

法人カードを活用した経費精算は、業務効率化やコスト削減、ガバナンス強化などの企業経営に多くのメリットをもたらします。経費管理の透明化や不正防止、従業員負担の軽減、資金繰りの改善などの課題を同時に解決できる有効な手段です。

一方で、明細反映のタイムラグや二重計上のリスクなど、いくつかの注意点もあります。そのため法人カード選びでは、自社のニーズに合った機能を持つカードを選択することが重要になるでしょう。

デジタル化が進む現代のビジネス環境において、法人カードを活用した経費精算の仕組みは、企業の競争力強化に不可欠な要素となっています。適切なカード選びと運用を目指して、自社に最適な1枚を導入してください。