おすすめの見積もり作成ソフトと比較方法見積書作成ソフト解説シリーズ vol.1

見積書の作成は、営業活動の起点であり、企業の信頼にも直結する重要な業務です。しかし多くの中小企業では、Excelや手書きテンプレートを使った見積書作成が今も続いており、転記ミス、入力漏れ、属人化、作業時間の増大など、さまざまな課題が生まれています。
近年はクラウド型の見積書作成ソフトが普及し、作業効率を飛躍的に高められる環境が整ってきました。ただし種類が多く、「どれが自社に合うのか」「何を基準に比較すればよいのか」が分からず導入をためらう企業も少なくありません。
そこで本コラムでは、見積もり作成ソフトを比較検討する際に注目すべき5つの項目を整理し、後半では、キヤノンマーケティングジャパン（以下、キヤノンMJ）が提供する「見積書作成効率化パック」を例に、実際の活用イメージを紹介します。
「見積もりに関わる作業を効率化したい」「手作業から脱却したい」とお考えの経営者・ツール導入担当者の方に、最初の一歩となる内容をお届けします。

見積もり作成ソフトを選ぶ際には、自社の業務プロセスに適した機能が備わっているかを必ず確認したいところです。品目マスターやテンプレートを使って見積もり内容を自動入力できる機能や、過去見積もりの再利用、割引率や金額の自動計算機能があれば、入力作業が短時間で済み、ミスも防止できます。
さらに、見積書だけでなく請求書・納品書など周辺帳票も作成できるソフトであれば、業務全体の効率化につながり、将来的な運用を見据えた選択ができるようになります。

取引先が求める送付形式に対応できるかどうかも重要な比較ポイントです。PDF 出力やメール送付、印刷やFAX対応など、業種や顧客の慣習に合わせた柔軟な送付手段を備えていることが望まれます。
クラウド型であれば外出先からスマートフォンで見積もりを送信することもでき、迅速な対応が顧客からの信頼向上につながります。

会計ソフト・販売管理・CRM・在庫管理など、見積書作成後の業務と連携できるかどうかも確認したい点です。連携性の高いソフトであれば、見積もり→受注→請求といった後工程での二重入力を避けられ、作業時間とミスの削減につながります。
データが一元管理されることで、担当者ごとの作業のばらつきも少なくなり、属人化の防止にも寄与します。

クラウド型はインターネット環境があればどこからでも利用でき、在宅勤務や外出先での見積書作成に対応できます。常に最新のバージョンが利用できるため、システム更新の負担も軽減できます。
一方で、社内ネットワーク内だけで利用したい企業にはインストール型が向いています。さらに、導入時のサポートやトレーニング、運用中の問い合わせ対応が充実しているかどうかは、ITに不慣れな企業ほど重要な要素となります。

顧客情報や金額情報を扱う見積書作成では、セキュリティ対策が不可欠です。通信暗号化やアクセス権限管理、バックアップ体制が整っているソフトを選ぶことで、安心して運用できます。
また、インボイス制度や電子帳簿保存法などの法令改正が進む中、それらに対応できるソフトであれば安心です。初期費用と月額費用、導入効果を比較し、コストバランスが適切かどうかを見極めることが重要です。

キヤノンMJが提供する「見積書作成効率化パック」は、株式会社NIコンサルティングが開発した Sales Quote Assistant（セールス・クォート・アシスタント） を核として構成された、見積書作成の効率化ソリューションです。
見積書作成・承認・受注処理までをクラウド上で完結でき、Excelからの脱却を目指す中堅・中小規模の企業に適しています。
代表的な特徴の一例としては以下の通りです。

見積書作成効率化パックをおすすめできる最大の理由は、「ソフトの品質（NIコンサルティング）×サポート品質（キヤノンMJ）」という構造により、導入から運用まで安心して任せられる点にあります。
Sales Quote Assistantは営業支援分野で多くの実績を持ち、見積書作成に必要な機能と操作性が高く評価されています。一方で、日々の運用サポートの問い合わせ窓口はキヤノンMJが丁寧に対応する体制が整っており、クラウドツールに不慣れな企業でも安心して導入・活用できます。
さらに、キヤノンの複合機との連携が可能である点も特筆すべき強みです。名刺を複合機で読み取ることで顧客情報がデジタル化され、Sales Quote Assistantの顧客マスターに自動で登録されます。
これにより、顧客名・住所・担当者名など、見積書に必要な情報を手入力する必要がなくなり、入力負荷を大幅に削減し、転記ミスも防止できます。
「複合機で名刺を読み取り→顧客データが自動登録され→見積書に自動反映される」という一連の流れは、営業担当者の事務作業負担を軽減し、業務スピードの向上に直結します。
このように、開発力×サポート力×複合機連携が組み合わさった見積書作成効率化パックは、中堅・中小規模の企業が無理なく見積書作成業務をデジタル化するための“総合ソリューション”として強くおすすめできます。

営業担当者はまず、ソフト画面で見積もりテンプレートを選び、顧客情報・品目・数量・単価などを入力します。商品マスターや過去の見積もり内容を呼び出せるため、手入力の手間が大幅に軽減されます。

作成した見積もり内容はソフトの自動チェック機能で確認でき、そのまま上長へ承認申請を送信します。上長は PC・スマートフォンから承認作業ができるため、承認が滞りにくく、見積もり提示のスピードが向上します。

承認された見積書はPDFなどの形式で出力でき、メールで即座に送付できます。紙での提出が必要な場合は印刷も可能です。

また、受注が確定した後は、そのデータをそのまま受注伝票に変換できるため、重複入力を避けながら後続業務へスムーズにつなげられます。

Sales Quote Assistantには、実務を意識して洗練された標準見積書テンプレートが用意されており、誰が作成しても統一感のある見積書を作成できます。

テンプレートには次のような要素が含まれています。

これらの標準テンプレートを活用することで、営業担当者ごとの書式のばらつきを防ぎ、見積書の品質を会社全体で統一できます。また、標準テンプレート以外にも、お客さま独自の見積書フォームを作りこむことも可能で、現在お使いの見積書に近しいデザインを作ることもできます。

見積書作成は、営業活動の中でも特に正確性とスピードが求められる業務です。Excelや手作業のままでは、どうしてもミスが発生しやすく、担当者の負担も大きくなりがちです。
本コラムで紹介した比較ポイントを踏まえて、自社の業務に適したソフトを選ぶことで、見積書作成のスピードと品質は確実に向上します。
特にキヤノンMJの「見積書作成効率化パック」は、NIコンサルティングの高機能ソフト×キヤノンMJの手厚いサポート×複合機によるデータ連携という組み合わせにより、中堅・中小企業でも導入しやすく、定着しやすい点が大きな魅力です。
見積書作成を効率化し、営業活動の質を高めたいと考える企業にとって、非常に心強い選択肢となるでしょう。ぜひ一度、説明やデモをご覧いただき、貴社業務がどれほど改善できるかを体感してみてください。