契約業務の統合管理DigitalWork Accelerator
こんなお悩みありませんか
- 紙と契約書と複数の電子契約サービスが混在していて、契約書をすぐに見つけられない
- 契約更新期限の管理が不十分で、漏れや見落としで契約更新漏れが発生している
- 紙の保管にスペースと管理工数がかかる
効果
- 社内の全契約書をクラウドで電帳法に準拠した一元管理、他拠点からも閲覧可能
- 期限通知アラートにより、更新忘れや自動更新の見落としを防止
- 電子保管により、物理スペース削減と検索スピードの向上を実現
契約書の分散管理から脱却し、全拠点の情報を一元化
期限の見逃しを防ぎ、コンプライアンス体制を強化
ユースケース
契約書の一元管理で探す時間をゼロに
利用シーン
営業部門が過去に契約した契約書を探す場面
Before
紙やPDF、電子契約サービスに分散していて、探すだけで数十分かかっている
- キャビネットや共有フォルダ、電子契約サービスなど複数個所を探す
- 過去の担当者に聞かないと分からない
After
- 契約先名、日付などで検索するだけですぐに見つかる
- 他拠点や外出先の環境からでもいつでも閲覧できる
契約更新期限の見える化で、更新漏れをゼロに
利用シーン
法務部門が業務委託契約、賃貸契約、保守契約など多数の契約更新を管理する場面
Before
気付いたときには更新期限が過ぎてしまっている
- Excelや個人での管理に依存していて更新期限に気づかない
- 不要な契約の自動更新がされていたり、重要契約の失効が発生する
After
- 契約ごとに更新期限を管理し、事前にアラート通知で担当者へリマインドされる
- 更新判断に必要な時間を確保でき、リスクを未然に防止できる
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キヤノンマーケティングジャパン株式会社 デジタルドキュメントサービス戦略推進課