債権管理における受領書管理業務DXにより、1拠点あたり最大90％の業務時間削減を実現
株式会社ムトウ

業種：医療機器総合商社｜ 従業員数：1,253名（グループ計）｜ 成果：業務効率の向上・安定稼働、コスト削減

医療と深くかかわって創業より100余年。人々の健康と健全な社会づくりを支える株式会社ムトウ
各種医療用の機器や消耗品を中心に、試験研究機器・材料および介護用機器・用具の販売を行う医療機器の専門商社。業界に先駆けて事業を全国展開し、多岐に渡る仕入先からの商品調達力が大きな強みです。主力商材の一つである院内材料管理システム「SPD」は、大学病院や大規模総合病院をはじめとする全国300施設以上の医療機関で採用されるなど、確かな信頼と実績を重ねています。同社では、多種多様な医薬品の受領書管理を人手の作業に頼り、その業務負担の大きさが長年の課題となっていました。そこでキヤノンマーケティングジャパン（以下、キヤノンMJ）の「DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービス」を活用して業務効率化を図り、確かな成果を挙げています。管理本部の大矢氏、情報システム事業本部の榎氏、薬剤師の濱向氏に導入前の課題や背景、選定理由、運用の効果などについて詳しく伺いました。

働き手の不足により、企業が従来の業務のあり方を見直さざるを得ない時代となっている中で、同社ではどのような業務課題に直面していたのでしょうか。

当社における受領書の管理は、得意先別・伝票番号順での整理を基本としていましたが、通常の5年間保管と特定保守管理医療機器に関する15年間保管という期間の違いにより、煩雑な選別作業と個別の保管場所確保が必要となっていました。さらに、医薬品や劇物・毒物などの管理においては、各拠点の薬剤師が受領書の回収確認から納品漏れチェック、販売実績データとの目視照合まで、全ての業務を手作業で行っていました。このように人手に依存した管理体制では、事業規模の拡大に伴って業務負担が増大する構造的な課題を抱えていました。

2020年頃、設備老朽化に伴うドットプリンターの廃止を機に、複写式の受領書をカット紙へ移行しました。この全社的な設備リニューアルを契機として、受領書管理の業務効率化の検討が本格化していきました。受領書への二次元コード表記による取引日・顧客情報の付与を効率化施策として検討していたものの、具体的な実装方法の確立には至っていませんでした。そのため、納品関連の問い合わせやトラブル発生時には、依然として紙の受領書を手作業で探さざるを得ない状況が続いていました。即効性のある業務効率化を実現できるより良い方法を模索する中でご提案いただいたのが「DigitalWorkAccelerator 電子取引管理サービス」でした。 

社内に山積する紙の受領書を管理する新しい方法として、キヤノンMJのDigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスを選択した理由はどこにあったのでしょう。提案内容や導入の決め手となったポイントなどを伺いました。

キヤノンMJとの協議は2020年に始まり、当初は文書電子化ソリューション「ReportShelter」のご提案をいただきました。その後、当社の業務課題やニーズを詳細に掘り下げていただいた結果、2022年にリリースされたばかりの「DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービス」をご提案いただくに至りました。特に惹かれたのが、各拠点に導入していたキヤノン製複合機180台との連携性でした。元々、受領書には得意先コードや伝票管理番号などのインデックス情報を含む二次元コードを付与していました。その二次元コードをそのまま活かして、複合機でスキャンするだけで受領書の電子化とクラウド管理が実現できます。この機能性と導入コストのバランスが、まさに当社が求めていた要件に合致していました。

事前のトライアルでは、東京本社でのスキャン作業と札幌本社での内容確認という実運用を想定した環境を構築し、その機能性を検証しました。この検証により、受領書管理業務の簡素化や請求業務におけるトラブル回避の効果を具体的に確認することができました。また、導入の決め手となったのは、キヤノンMJさんの手厚いサポート体制でした。特に実稼働に向けた二次元コードのインデックス項目の設定において、当社からの細かな質問に対して迅速かつ的確な回答をいただき、長期的なパートナーとして信頼できると確信できました。

DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスの導入によって、業務効率化によるコスト削減と働きやすさを実現した同社。最後に、これからの時代を見据えた取り組みや展望についてお聞きしました。