膨大な数の資料で煩雑になりやすい施工管理業務をアプリで一元管理と効率化を実現
ケイプ株式会社

業種：建設（住設工事・リフォーム工事）｜ 成果：業務効率の向上・安定稼働、コスト削減

熟練の職人技が光る質の高い建築工事で、より快適な住まいを形にするケイプ株式会社

1993年に創業した前身の会社を先代から引き継ぎ、2019年より住設工事・リフォーム工事といった兵庫エリアの地域に密着した堅実な事業を展開。磨き抜かれた専門性と迅速かつ丁寧な施工で大手メーカーから信頼を集め、多くの実績を重ねながら成長を続けています。同社では、工事案件の受注数増加とともに膨大な数の資料の管理や協力会社との情報共有が過度な業務負荷となっていました。そこで業務の効率化と省力化を図るため、キヤノンマーケティングジャパン（以下、キヤノンMJ）が取り扱う「施工管理アプリKANNA」を活用し、確かな成果を挙げています。会社代表の崎氏に、導入の背景や選定理由、運用の効果などについて詳しく伺いました。

当社の主要取引先である大手住設メーカーや特約店からの工事依頼が年々増える中、1現場あたりの資料の管理や、協力会社の手配で苦労するようになっていました。依頼主からは施主の個人情報や施工現場の地図、工事図面、見積書、施工における注意事項や指示書など、案件ごとに多くの書類がメールで送られてきます。毎月80～100件近くの工事を請け負っているので合計すると膨大な数です。PC上で一つ一つ地道に手作業でフォルダを分けながら整理していくわけですが、相当な手間と時間を要していました。

協力会社や職人さんに当社から施工を発注する際は、依頼主から届いた資料や書類を共有します。この時、発注先の通信環境に応じてPCメールやFAX、LINEと、送付方法を使い分けなければならず、どの発注先がどの送付方法なのかを記憶しておく必要がありました。さらに、見積書などの社外に出せない書類は事前に除外するのにPDF加工の手間が掛かるほか、資料ファイルのデータ容量が大きい場合は数回に分けて送付しなければなりません。こうした様々な要因によって業務効率がどんどん悪化していきました。そこで地元の姫路市で長年にわたって事業を行い、オフィス環境の専門会社として信頼できるベンハウスさんに相談してご紹介いただいたのがキヤノンMJさんの取り扱う「施工管理アプリ KANNA」だったのです。

建築・リフォーム工事における施工管理業務を効率化する新しいツールとして、キヤノンMJが取り扱うKANNAを選択した理由はどこにあったのでしょう。提案内容や導入の決め手となったポイントなどお伺いしました。

これまで多くの企業から工事案件を受注してきましたが、取引先の会社で採用している特定の施工管理アプリを業務に使うよう指示を受けることが少なくありません。そのため、当社でもいくつかの施工管理アプリについては使用経験がありましたが、どれもいまいち使い勝手が良くないという印象を持っていたのが正直なところです。しかし、ベンハウスさんからご提案いただいKANNAは、機能性が群を抜いており、特に図面をはじめとするあらゆる資料データをアプリ内で一元管理できる点にまず惹かれました。

その後、約2週間のトライアルを実施していただき、PCやスマートフォン、タブレット端末で、いつでもどこでも案件ごとの施工状況を確認できるKANNAの実用性の高さをリアルに実感。画面のUI（ユーザインターフェース）デザインが直感でわかりやすく、見た瞬間に「これならベテランの職人さんも使えるな」とイメージできました。実際に触ってみると資料のアップロードや送付は、ドラッグ＆ドロップの簡単操作で可能。社外とのやりとりの精度やスピードが格段にアップし、業務効率化を実現できると十分に納得できたので、トライアルの1週目を終えた時点で、ほぼ導入を決断していました。

トライアル期間中にわからないことが出てきた時は、アプリに標準搭載されているチャット機能を有効活用。質問事項を投げかけると、キヤノンMJさんやKANNAの製造元であるメーカーのご担当者が事細かく丁寧に回答してくださったので、すぐに疑問を解消できました。ビジネスパートナーとして長くお付き合いしていける誠実な姿勢と信頼性も決め手の一つです。

当社ではシステムキッチンやユニットバスなどの住設工事を月80～100件近く請け負っており、現在はこうした住宅設備工事の施工管理にKANNAを活用しています。毎日複数の現場が同時進行で動いていますが、KANNAだけですべての工事案件を一元管理できるようになりました。なかでも導入の成果をダイレクトに実感しているのが施工写真の管理。KANNAはアプリ内で自由にフォルダを作成できるため、当社の場合は案件ごとに「作業前」「作業中」「完了後」という3つのフォルダに分けて整理しています。そこに協力会社の職人さんがスマートフォンで撮影した現場の写真をアップロードして工事の進捗状況をリアルタイムで把握できるようになったほか、依頼主へ完了報告する際は写真をダウンロードし、フォーマットに添付して送るだけで済むので大変助かっています。以前は、職人から送られてくる工事写真を転送する場合、画像データの容量が大きく、大容量の画像データを1点ずつ圧縮する作業にかなりの労力を費やしていました。この作業に1現場あたり1時間ほどの作業時間を短縮できて、工事が多い場合は1日10件ほど担当することもあるので、大幅な業務効率化を実現できたと満足しています。

工事写真や、指示を手書きで書き込んだ資料など、アプリの同じ画面を見ながら遠隔で打ち合わせできるため、コミュニケーションツールとしても便利で、カレンダー機能では各担当者の稼働状況を一覧で確認できてスムーズな人員配置に役立っています。あらゆる資料をクラウドで管理することで、紙の書類の紛失や置き忘れなどによる情報漏えいといったリスクを防げ、セキュリティ面も強化されました。また、建築はクレーム産業と言われる業界ですが、その対策として有効なのが検索機能。当社で請け負う年間約1,000件分の工事の中から該当する案件を簡単に探し出せるので、問い合わせがあった場合はすぐに対応可能です。さらに、本格的に運用し始めて特に魅力を感じているのが、協力会社の数がどんなに多くてもアカウントを無制限で作れること。大規模案件に対応できるのはもちろん、将来的に取引先が増えても安心です。しかも、アカウント数による料金の変動はないので、非常に費用対効果に優れていると実感しています。

KANNAの導入によって、かねてから課題となっていた煩雑になりやすい施工管理業務の効率化と省力化を図った同社。最後に、今後の取り組みや展望についてお聞きしました。