見積書や受領書から貿易関連書類まで、社内書類の一元管理を実現株式会社アルプス物流

業種：総合物流事業 ｜ 従業員数：5,867名（連結）｜ 成果：業務効率の向上、電子帳簿保存法対応

お客さまのために物流機能はどうあるべきか ――その問いと向き合い品質を追求し続ける株式会社アルプス物流
貨物の保管から運送、荷役・流通加工、包装、フォワーディング、通関まで、国内外の幅広い顧客にワンストップサービスを提供するグローバル総合物流企業。特に強みを発揮しているのがものづくり分野の物流。半導体や精密機器関連など、技術の進化とともに取り扱いが高度化している電子部品を得意としています。メーカー視点と専門性を備えた物流機能で時代のニーズに応えながら、ますます勢いを増して躍進中です。同社では、2024年の電子帳簿保存法改正を視野に、法令対応を推進。そこで全社的な業務改善・業務効率化を図るため、キヤノンマーケティングジャパン（以下、キヤノンMJ）の「DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービス」を活用し、確かな成果を挙げています。主軸となった同社の情報システム部に、導入の背景や選定理由、運用の効果などについて詳しく伺いました。

国を挙げて各業界のDX化を推進する動きが加速する現代日本。法律の改正や新しい制度が具現化されるなど、目まぐるしく変わる時代の流れの中で、同社では業務において具体的にどういった課題があったのでしょうか。

当社には、営業や経理、販売や仕入れといった幅広い業務があります。そのため現場では、日常的に多種多様な紙の書類を使って業務を行っています。そこには当時は見えていなかった潜在的な課題がありました。それは紙の書類による運用のため、情報の検索効率が低く、共有が迅速に行えない点が問題でした。紙書類を社内送付するにしても、特に拠点をまたいでやり取りする際は手続きや承認に時間がかかったり、保管場所から書類を探す手間がかかったり、紙や郵送のコストがかさんだり、非効率な業務が発生している現状がわかってきました。

そうした潜在的な問題が、電子帳簿保存法の改正によって会社で取り組むべき課題として顕在化しました。当社では業務効率化の実現と新しい法律にいち早く対応する体制を整えるため、経理部門や営業部門などの代表者を募ってワーキンググループを発足しました。まずは電子帳簿保存法の対象となる書類における現状の課題と、めざすべき解決策について意見交換を重ねました。先述のデメリットのほか、現場からは「紙なので紛失することもある」「電帳法対応に伴う膨大な書類の電子化で業務負担が増えるのか不安」といった声も上がっていました。こうしたタイミングで提案を受けたのが、キヤノンMJの「DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービス」だったのです。

社内に山積する紙の業務書類を管理する新しい方法として、キヤノンMJのDigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスを選択した理由はどこにあったのでしょうか。提案を受けた経緯や提案内容、導入の決め手となったポイントなどをお伺いしました。

もともとキヤノンMJさんとはお付き合いがあり、導入以前から紙の書類を電子化できる「Report Shelter」というサービスをご紹介いただいていました。商談を重ねる中で、より我々のニーズにあったDigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスをご提案いただいた経緯がありました。ご説明を受け、DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスの業務に合わせて選択できる多種多様な書類登録機能に惹かれたのはもちろん、トライアルで操作画面のシンプルさや使い勝手の良さをダイレクトに実感できました。

DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスの提案を受けたのは、電子帳簿保存法の改正とともにインボイス制度への対応も同時進行で取り組まなければいけない時期でした。請求書のフォーマットに何らかの手を入れないといけない課題があり、社内には逼迫した雰囲気が漂っていたかもしれません。そうした中でキヤノンMJさんには細やかなヒアリングで当社の課題を丁寧に抽出していただきました。毎回、分析に基づいた緻密なプランをつくって来てくださり、業務パートナーとして心強く感じたことも後押しとなりました。

さらに、DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスが公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）認定を取得しており、電子帳簿保存法に対応するための法的要件を満たしているシステムである点も重要な選定ポイントでした。DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスがその基準をクリアしていることも大きな決め手です。

社内では、見積書や発注書をはじめ、注文書や受領書、納品書、各部門でさまざまな書類を使って業務を行っています。DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービス導入後は、これらの書類の多くを電子化し、クラウド上で一元管理できるようになりました。特に利便性が高いのが、多種多様な書類を簡単に検索・閲覧できるようになったこと。以前のように書類の山の中から探す手間と労力がなくなり、書類を探す手間が削減されました。さらに既存の基幹業務システムと連携でき、これまでとほぼ同様のやり方で仕事を進めながら電子帳簿保存法に対応できた点もメリットでした。また、インターネットを経由して普段から使っている個別のパソコン上で必要な書類を、場所を選ばずにいつでも作業できるようになったのも業務改善の大きな成果です。テレワークの際の業務の質が上がり、効率良く取り組めているという社員の声が聞こえるになりました。業務負担の軽減による残業時間の縮小はもちろん、ペーパーレス化によるコスト削減も進められました。